1. Primero planifica
Uno
de los errores más frecuentes cuando uno tiene exceso de trabajo
y funciona con
altos niveles de presión y poco tiempo libre es llegar a la
oficina o comenzar
el día y lanzarse directamente a la acción, sin parar a
establecer un plan y
unas prioridades. Cuando uno está estresado y le falta tiempo
tiende a pensar
que estos espacios de planificación son una pérdida de tiempo, y
sin embargo la
experiencia y los estudios de expertos en gestión del tiempo
demuestran que
unos minutos para planear lo que se va a hacer puede reducir
muchos más minutos
de las tareas en cuestión, con lo cual es un tiempo muy bien
invertido.
2.
Divide y vencerás
Si
uno se enfrenta a mucho trabajo al principio de la jornada, o de
la semana,
puede entrar en colapso o estresarse más de la cuenta si no
divide sus
proyectos en tareas, y sus tareas en micro-tareas más pequeñas.
Para ello, la
clave está en anotar todo lo que uno quiere hacer, y después
dividirlo en
pequeñas acciones, creando un árbol de tareas que permita
establecer plazos más
pequeños, y al mismo tiempo celebrar cada menos tiempo los
pequeños resultados
y éxitos, para seguir motivado para las tareas siguientes. Para
ello, hay
muchos programas de gestión de tareas, y aplicaciones de móvil
que permiten
auto-organizarse y dividir el trabajo.
3. Tómate pequeños descansos
Los
estudios demuestran que la falta de descanso es uno de los
factores más comunes
en las bajas por depresión o el burnout de muchos ejecutivos. La
técnica
Pomodoro consiste en establecer períodos de trabajo de 25
minutos con descansos
de 5 minutos, y establecer un descanso de 15 minutos cada cuatro
pomodoros.
Para ello, es clave que se planifiquen las tareas de cada media
hora, y que se
procure hacer descansos de calidad, donde realmente se aproveche
para recuperar
energía, desconectar del ordenador, salir al aire libre, comer
algo o tener una
conversación con alguien. Existe una aplicación web llamada
Tomatoist que
permite utilizar esta técnica.
4.
Haz primero las tareas difíciles
Habitualmente
lo primero que hacen un trabajador al comienzo de su jornada
laboral es leer el
correo, cuando es uno de los mayores factores de distracción y
pérdida de
eficacia en el trabajo. Los correos son una parte esencial de
muchas
profesiones, pero es recomendable dedicar tiempos menos
productivos a la tarea
de leerlos, ordenar la bandeja de entrada y contestar e-mails de
poca
importancia. Por tanto, salvo que se trate de un correo
importante que requiera
tiempo y dedicación, es preferible comenzar el día con tareas
que requieran
mayor complejidad y concentración, aprovechando las horas
habitualmente más
productivas, y dejar aquellas tareas menos importantes y más
mecánicas y
sencillas para tiempos del día en los que las personas suelen
rendir menos o
estar más ociosas, como después de comer, por ejemplo.
5.
Conoce tus distractores habituales
Las
personas pueden tener dos tipos de distractores, los externos y
los internos.
Los distractores externos son las personas o actividades que nos
distraen de lo
que estamos haciendo. Por ejemplo, un empleado que
constantemente nos
interrumpe cuando estamos trabajando para preguntar dudas, o el
teléfono cada
vez que suena una nueva notificación de whatsapp, etc. También
hay distractores
que provienen de nuestra propia mente, que son los internos,
como no saber
delegar, adelantarse con preocupaciones a problemas futuros, una
excesiva
necesidad de complacer a los demás o la parálisis por el
análisis.
6.
Establece plazos límite
No
siempre puede calcularse lo que va a complicarse un determinado
proyecto o
tarea, sin embargo, al final necesitamos avanzar y cerrar temas,
y por tanto,
es esencial tener un plazo límite. Es frecuente que muchas
personas definan un
plazo deseado para realizar algo, y sin embargo, olvidan
establecer un
deadline, y esto provoca que cuando uno sobrepasa el plazo
deseado deja de
tener plazo, como aquel que va con el GPS a un destino, y cuando
ya llega, no
encuentra aparcamiento y entonces comienza a dar vueltas pero ya
no tiene
ninguna ruta. El plazo límite sirve para añadir un tiempo
adicional al plazo
deseado, y al mismo tiempo, evitar perfeccionismos excesivos o
tendencias de
procrastinación a la hora de trabajar.
7.
Comunica tus cambios y necesidades a los demás
Hay
una serie de personas con las que uno necesita coordinarse en el
día a día
laboral y personal, y dedicar un tiempo a explicarles la forma
de trabajar y de
organizar el tiempo que uno tiene facilita mucho su
cumplimiento. Algunas de
las formas en que uno puede comunicar su forma de trabajar con
el tiempo pueden
ser: crear una respuesta automática de correo electrónico para
que las personas
que escriban sepan que solamente se atenderán sus mensajes a
unas horas
determinadas, establecer un estado de whatsapp con horarios de
entrada a la
aplicación, o hablar personalmente con las personas clave
explicando una serie
de medidas y estableciendo consensos con cada una.
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